REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO
Reglamento Interno Junta De vecinos
nuevo Renacer el dique
OBJETIVO
Poner en manos de la organización una herramienta práctica
que facilite un desempeño más claro, ágil y eficaz de quienes hacen parte de
ella, desde sus afiliados hasta el diferente dignatario y los residentes del
área de su jurisdicción, que ayuden a la interpretación y comprensión de la
normatividad contemplada en la legislación comunal vigente y en los estatutos
PROPÓSITOS
Trazar y definir pautas que conlleven al manejo
adecuado de los recursos que tiene y maneja la organización.
Fijar reglas claras para el desempeño de quienes
integran los distintos órganos internos de la organización.
Definir los procedimientos administrativos para el
funcionamiento interno de la organización.
Definir normas disciplinarias que orienten el correcto
desempeño de los afiliados.
Garantizar el buen funcionamiento y el desarrollo de
las reuniones de los distintos órganos.
REGLAMENTO GENERAL
PARA LOS AFILIADOS O DELEGADOS
Los derechos y deberes consignados en los Estatutos,
establecen el carácter democrático consagrado en los principios de respeto y
participación que deben ser observados y acatados por sus afiliados o
delegados. Los miembros de una organización,
son la razón de ser de esta, en este caso son el recurso indispensable para
poder hacer “Junta De vecinos nuevo Renacer el dique”.
Para poder ejercer los derechos y deberes dentro de
cualquiera de los Organismos Comunales, es indispensable, acreditar su
pertenencia mediante la inscripción voluntaria en el libro de miembros o
delegados.
La asistencia a las asambleas y/o reuniones de los
distintos órganos, debe ser personal y es indelegable.
Los miembros o delegados que no asistan a las
reuniones en las que estén comprometidos, deberán presentar excusa por escrito,
justificando su ausencia, de lo contrario su falta se la considerará para
efectos disciplinarios.
PARA LAS REUNIONES.
Las reuniones de los miembros o delgados en cualquiera
de las condiciones a que cada uno corresponda, constituyen el más importante
espacio donde se determina el actuar de la organización en sus distintos
órganos. Las reuniones pueden ser:
Reuniones de Asamblea, reuniones de todos sus dignatarios, reuniones de mesa
directiva, reuniones de las diferentes Comisiones de trabajo o comunitarias. Las reuniones de asamblea son de dos (2)
clases: Las de miembros o delegados y las de residentes.
Las reuniones de asamblea general de miembros o
delegados son las reuniones donde se toman las máximas decisiones del organismo
Junta De vecinos nuevo Renacer el dique respectivo.
Las reuniones ordinarias se realizarán según lo
previsto en los estatutos en el Artículo
Las Asambleas serán dirigidas por el presidente de Junta
De vecinos nuevo Renacer el dique, salvo los casos en que se vayan a elegir
dignatarios.
Excepto en las reuniones de asambleas que se
pueda esperar, hasta una hora para
cumplir con el quorúm decisorio, todas las reuniones de los distintos órganos
comenzarán máximo 15 minutos después de la hora señalada; después de esta hora,
se considerará extraordinaria
Todas las reuniones, incluidas las de asamblea de miembros
o delegados, y de mesa directiva, tendrán una duración máxima de (1) horas, si de acuerdo al tema tratado se
hace necesario continuar, deberá proponerse y aprobarse una prórroga que no
podrá ser superior a 30 minutos.
Las reuniones de asamblea de miembros o delegados, de
mesa directiva y comisiones de trabajo o comunitarias, se realizarán en el
lugar que oficialmente se establezca como sede, previa coordinación.
Excepto en las reuniones de asamblea general
convocadas para elección de dignatarios o las asambleas de carácter extraordinario
de los diferentes órganos, por lo menos
120 minutos del tiempo establecido para la reunión, se debe destinarse a
la lectura o capacitación sobre un tema previamente seleccionado.
Las intervenciones se realizaran de acuerdo, a
solicitud de la palabra atravez de una petición escrita, especificando tema o
solicitud a exponer, esperando su turno de acuerdo a la llegada de su
requerimiento a la mesa directiva.
Durante las asambleas el peticionario tendrá derecho a
tres (3) minutos, para realizar su intervención y dos (2) minutos para realizar
una contra pregunta.
Durante la reunión se realizaran máximo hasta 10
intervenciones, es por eso que para su comodidad y poder garantizar el éxito en
la asamblea (se recomienda realizar intervenciones por comisiones de trabajo y
grupos significativos, quiere decir que si 2 o más miembros tienen el mismo
tipo de interrogante, discutirlo previamente y nombrar su delegado ponente de
la pregunta o proposición).
Salvo las reuniones extraordinarias que tienen un solo
objetivo, las demás reuniones de asamblea, se desarrollaran teniendo en cuenta
el siguiente esquema de orden del día:
Verificación del quórum.
Reflexión.
Comentarios, discusión y aprobación del acta anterior.
Presentación de informes.
Temas centrales a tratar.
Proposiciones y varios.
Decisiones tomadas.
Clausura.
NOTA: En los temas centrales se incluye la revisión de
las tareas o compromisos, desarrollo del tema de interés o de capacitación y la
intervención de los invitados especiales
PARA LAS INTERVENCIONES
Para el logro de los objetivos propuestos en una
reunión, se fundamenta en sus resultados, que son los aportes y conclusiones a
que llegan los asistentes con las intervenciones y su participación, que para
un mejor control se debe de cumplir y tener presente lo siguiente:
3.1 Las Intervenciones serán otorgadas por quien
presida la reunión.
La Intervención
de los miembros o delegados en cualquiera de las reuniones enunciadas
anteriormente, tendrán una duración máxima de (3) minutos y no podrá hacerse
más de dos (2) intervenciones sobre un mismo tema.
Los coordinadores de las diferentes comisiones o demás
personas que vayan a rendir informes, podrán hacer su intervención por espacio
de (10) minutos.
Según los temas a tratar, Junta De vecinos nuevo
Renacer representado en sus diferentes órganos y sus integrantes se reserva el
derecho de aprobar o no las intervenciones o incluso de suspenderlas si lo
considera necesario.
La intervención de personas no afiladas o no delegadas
y de entidades, deberá ser aprobada por mesa directiva o el órgano reunido,
previa solicitud del interesado por escrito con un mínimo de 2 días antes de la
reunión donde se quiere participar.
Estas Intervenciones tendrán una duración máxima de (10) minutos y en una misma reunión se
permitirán como máximo dos (2) intervenciones de este tipo.
Si se juzga pertinente y el tema requiere de más
tiempo del inicialmente destinado, se someterá a consideración de los
asistentes la decisión de ampliar o no el tiempo de la intervención.
Con el fin de que las reuniones sean ágiles y para su
adecuado desarrollo, los participantes en ella podrán hacer uso de las mociones
de: Interpelación, orden, suficiente ilustración. Con éstas, se busca solicitar
a quien interviene, una explicación o aclaración de un concepto, idea o
comentario. Ejemplo: Proponerle al presidente o coordinador que
invite a la asamblea a mantener un adecuado comportamiento; al expositor, que
se centre en el tema propuesto; al
presidente, que someta a consideración de la asamblea claridad y
suficiente ilustración sobre el tema que se discute. Las intervenciones se
realizaran de acuerdo, a solicitud de la palabra atravez de una petición escrita, especificando tema o
solicitud a exponer, esperando su turno de acuerdo a la llegada de su
requerimiento a la mesa directiva.
Durante las asambleas el peticionario tendrá derecho a
tres (3) minutos, para realizar su intervención y dos (2) minutos para realizar
una contra pregunta.
Durante la reunión se realizaran máximo hasta 10
intervenciones, es por eso que para su comodidad y poder garantizar el éxito en
la asamblea (se recomienda realizar intervenciones por comisiones de trabajo y
grupos significativos, quiere decir que si 2 o más miembros tienen el mismo
tipo de interrogante, discutirlo previamente y nombrar su delegado ponente de
la pregunta o proposición).
PARA EL MANEJO DE LOS LIBROS
Los libros son los soportes que deben tener y llevar Junta
De vecinos nuevo Renacer el dique, ordenados por norma y absolutamente
necesarios para la buena marcha de la organización como tal.
4.1 Fuera de
los que para su mejor funcionamiento interno implemente este organismo comunal,
como lo son: listado de asistencia libro de actas directiva afiliados asamblea general comisiones de conciliación de trabajo
inventarios bancos y tesorería;
oficialmente se debe contar con los siguientes libros: De afiliados, de actas
de asambleas y de mesa directiva, de inventarios, de tesorería y de caja menor.
4.2 Cada
comisión llevará su propio sistema de registro que garantice la sistematización
de sus acciones.
4.3 El libro de
actas también puede ser utilizado por medio de folios debidamente registrados y
deben ser archivados en fólderes debidamente empastados por periodos.
4.4 Todos estos libros deben hacerse registrar ante la
autoridad competente que ejerza la competencia de inspección, vigilancia y
control y, visados por el TESORERO de la Junta De vecinos nuevo Renacer el
dique
Los libros que llevan las comisiones de trabajo deben
ser registrados por la mesa directiva y refrendados con la firma del presidente.
Los libros de afiliados o delegados y de actas serán
de responsabilidad en su tenencia y manejo por parte del secretario de la
organización; los de tesorería e inventarios, por parte del tesorero. (Opcional: Ninguno de los libros enunciados
podrán ser retirados de la sede sin el visto bueno del presidente y TESORERO).
PARA LA SEDE DE OPERACIONES
5.1 La sede oficial para las operaciones de la
organización, la cual podrá ser utilizada por todos sus órganos internos previa
coordinación.
Tendrán llaves de la oficina o salón comunal, El
Presidente, El Tesorero y La Secretaria, ellos serán los responsables por el
uso de las mismas.
En la oficina sede, permanecerá(n) copia(s) de las
llaves de todos los bienes inmuebles y muebles que la organización tenga bajo
su custodia, vigilancia y control, pero el uso de las mismas solo podrá ser
autorizado por la Directiva
Cuando alguno de los responsables, deje extraviar una
llave, por su cuenta, deberá asumir el cambio de claves y/o chapas y otros y
la reproducción de las mismas
Para el manejo de la correspondencia:
La correspondencia escrita, los informes, memorandos,
boletines, etc. se constituyen en los mecanismos de información importantes en
el funcionamiento de la organización y sus órganos, por lo tanto merecen toda
la atención, responsabilidad y cuidado en su manejo.
6.1 A través del secretario(a), el organismo comunal
llevará registro ordenado de la correspondencia enviada y recibida.
Todo comunicado que salga a nombre de la organización
o alguno de sus órganos, en lo posible deberá hacerse en papel membrete con sus
respectivas firmas de los responsables y
sellos (si se tienen), dejando una copia legible del mismo para el archivo.
Cuando sean las comisiones o secretarías ejecutivas,
las que dirijan alguna comunicación externa solicitando algo, esta además,
deberá ir firmada por el presidente o el vicepresidente. Toda comunicación que
se entregue, la copia debe tener la firmar de recibido.
Toda comunicación que se reciba se le debe colocar la
fecha y la hora en que se recibió y los nombres y apellidos de quien entrega y
recibe.
Toda correspondencia que se reciba debe dársele el trámite
que corresponda.
PARA LOS ACTOS DEL ORGANISMO COMUNAL Y SUS ÓRGANOS
Toda decisión tomada dentro del organismo comunal
(formulación de proyectos, peticiones y acuerdos), será de común acuerdo de
toda la Junta directiva y en el caso de los comités será llevada la propuesta a
asamblea de directiva y allí se dará la aprobación.
Las decisiones de la organización que deban hacerse
públicas, se denominarán resoluciones y como tal se publicarán identificándolas
con numeración ascendentes de tres dígitos por año.
Las decisiones de la Comisión de Convivencia y
Conciliación se llamarán fallos.
La organización emitirá boletines informativos
internos con el fin de publicitar sus acciones y promover sus programas y
actividades, el nombre del mismo se escogerá mediante concurso y la
periodicidad de su edición será cada (15) días y un informe general cada (6)
meses, atraves de boletines o medios
informáticos.
Cada uno de los integrantes de la organización, se
hace responsable por las declaraciones e informaciones que se den por fuera las
autorizadas.
PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS
8.1 Los recursos en dinero que maneje la organización,
serán administrados por el tesorero conforme a las normas contables exigidas.
Quien desempeñe el cargo de tesorero deberá tener
vigente una póliza de manejo cuya cuantía, según el caso, será determinada en
la reunión de mesa directiva.
Los dineros que ingresen a la organización, serán
depositados en una cuenta bancaria o de ahorros. Cuando se ponga en
funcionamiento una comisión empresarial, contrato, convenio o se ejecute algún
proyecto, se abrirá una cuenta corriente aparte para el manejo del mismo.
Las cuentas de la organización se registrarán con las
firmas del presidente y tesorero y, opcional un miembro más, escogido por la
mesa directiva, diferente. Para retirar
dinero se requiere como mínimo dos (2) de las tres (3) firmas registradas.
el tesorero
será el encargado de manejar la caja menor con un monto hasta de (15) días de
salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV).
Los dineros recaudados por las comisiones de trabajo y/o
secretarías ejecutivas, serán administrados por el tesorero de la organización
pero se invertirán únicamente para los fines y actividades que por mayoría
disponga la comisión o secretaría que los recolectó.
La mesa directiva está facultada para ordenar gastos
hasta por el equivalente a 17 salarios
mínimos mensuales legales vigentes
El presidente está facultado para ordenar gastos hasta
por el equivalente a 2 salarios mínimos
mensuales legales vigentes
El tesorero administrara la caja menor.
8.10 La organización
reconocerá gastos de representación a sus dignatarios o afiliados cuando
éstos actúen en nombre y/o por delegación de la misma, por el monto equivalente
al valor del transporte según las tarifas oficiales de las empresas o flotas
oficiales, más el equivalente a 5 días
de salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) para la alimentación y 5 días
de salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) para el alojamiento cuando se
demuestre la necesidad de pernotar, si realmente no aparecen los recursos por
otros medios, legalmente demostrados.
PARA EL CONTROL DE BIENES INMUEBLES
La organización a través de su mesa directiva, administrará
los bienes inmuebles de su propiedad y los que construyan y consiga con el
esfuerzo y la participación de la Comunidad.
Los bienes que otras entidades privadas o públicas les
otorgue o para la administración de los que se den en comodato.
Los que la comunidad o particulares le entreguen para
su manejo en calidad de préstamo o donación.
; Los locales tendrán sus funciones de uso específico, y para cada uno
se tendrá un reglamento de manejo y funcionamiento que será elaborado por la
mesa directiva.
El organismo comunal comisionara una (1) persona que
tendrá la responsabilidad de llevar un cronograma y registro de uso de los
inmuebles, y se encargará de hacer cumplir los reglamentos.
PARA EL CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES.
10.1 Para ejercer un efectivo control de los bienes
muebles al servicio de la organización, se mantendrá un inventario actualizado
y registrado en el libro de inventarios.
Todos los bienes muebles serán marcados con una marca
que los identifique.
La organización tendrá un banco de herramientas para
servicio de la comunidad y desarrollo de los convites y otros.
El manejo de los bienes muebles como del banco de
herramientas, se hará a través del establecimiento de un reglamento de uso y
manejo y de un (1) responsable que garantice el correcto manejo y control de
los mismos, el cual será nombrado por la mesa directiva y rotada cada (6)
meses.
El préstamo de las herramientas o bienes muebles de la
organización deberá ser autorizado en reunión de mesa directiva.
DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO.
Constituyen objeto de sanción entre otros, los
siguientes hechos:
11.1 Irrespeto
a los afiliados o delegados y los dignatarios.
11.2 La falta
injustificada y reiterada a las reuniones de los órganos de los que hace parte
el afiliado o delgado.
Violación a la legislación comunal vigente, y
reglamento(s) interno(s) de trabajo.
La apropiación, retención o uso indebido de los
bienes, fondos, recursos, documentos, libros, sellos o demás utensilios propios
a cargo de la organización.
El uso arbitrario del nombre de la Reglamento Interno Junta De vecinos nuevo Renacer EL DIQUE
O de alguno de sus órganos, para el desarrollo de actividades con fines
particulares o partidistas.
Llegadas tardes a las reuniones o de compromisos
asumidos.
Incumplimiento de las obligaciones y funciones
asignadas en los reglamentos.
Sanción por parte de un ente superior.
Entorpecimiento de actividades y programas por
negligencia comprobada.
11.10 El mal comportamiento en eventos o actos donde
este como representante.
11.11 La
organización, a través de su Comisión de Convivencia Conciliación, acatando el
debido proceso, podrá aplicar el siguiente régimen sancionatorio previa
valoración de la gravedad de la falta:
Llamado de atención verbal en la reunión del
respectivo órgano.
Multas por llegadas tarde a más de 3 reuniones seguidas de los distintos
órganos.
Llamado de atención verbal en la asamblea general de
afiliados o delegados
Llamado de atención por escrito firmado por el
presidente.
Suspensión de los derechos de afiliado o delgado hasta
por 12 meses.
Suspensión del cargo que desempeñe en el caso de ser
dignatario.
Suspensión definitiva como afiliado o delgado de la Junta
De vecinos nuevo Renacer el dique
.
Denuncia ante los organismos competentes.
11.12 Las multas en dinero, tendrán como base el valor
por hora de salario mínimo legal vigente (SMMLV). Ejemplo: Por llegadas tardes a las reuniones
y compromisos, de 1 a 2 horas. Los recursos recaudados por este concepto, se
ingresaran a los fondos comunes de la organización.
NOTA: La imposición de estas sanciones se hará siempre
cumpliendo el debido proceso acorde con las normas que rigen la Junta De vecinos
nuevo Renacer el dique
.
11.13 Para
efectos de la aplicación de este código, el debido proceso se establece así:
Notificación inicial al implicado.
Audiencia de descargos ante el órgano afectado.
Si se confirma la falta en esta instancia, se inicia
el proceso sancionatorio, el cual empieza con el llamado de atención verbal. Si
es necesario, se hace traslado a la comisión de convivencia y Conciliación y a
partir de allí se seguirá los procedimientos que rigen este organismo.
En todo caso, la notificación sobre cualquier decisión
debe registrarse bien en un acta o notificarse por escrito.
Este Reglamento Interno de Trabajo para la organización,
fue discutido y aprobado en reunión de asamblea general de afiliados que se
efectuó el día ------- del mes de DE --------------------
Para constancia, firman:
Brayner Abrahán Gómez Báez ----------------------------------
Presidente JVC
Secretaria JVC
Todo lo anterior sujeto a revisión y aprobación, pero
esperamos que sea aprobado por una mayoría absoluta, el próximo -----------------------------
de -------------------l de 20-----------------.
